#FEHLERausradieren: Warum braucht es Zeit, um eine passende Software auszuwählen?

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind und Veranstaltungen virtuell stattfinden, braucht es eine andere Art der Kommunikation. Wie eine Projektmanagement-Software dem zfh – Zentrum für Fernstudien im Hochschulverbund beim #FEHLERausradieren und #BESSERwerden geholfen hat, verraten Dr. Daniela Menzel und Susanne Senft im Interview.


Die Auswahl einer Software will wohl überlegt sein | Haufe Group
© zfh

Frau Dr. Menzel, Frau Senft, die Corona-Pandemie hat das zfh – wie so viele andere Unternehmen auch – kalt erwischt. Wenn Sie heute auf 2020 und 2021 zurückblicken: Waren Ihre Entscheidungen richtig? Und was haben sie bewirkt?

Dr. Daniela Menzel: Ja, wir mussten von heute auf morgen reagieren. Und konnten nur hoffen, damit richtig zu liegen. Definitiv richtig war es, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Die nötige organisatorische Grundlage haben wir relativ schnell mit einer Dienstvereinbarung geschaffen: Alle Mitarbeiter sind auch zukünftig flexibel darin, wann und wo sie arbeiten möchten. So richtig diese Entscheidung ist – wir haben ihre Auswirkungen unterschätzt. Denn plötzlich waren unsere Kollegen nicht mehr persönlich greifbar. Es gab keine analogen Meetings mehr. Auch die schnelle und unkomplizierte Abstimmung auf dem Weg von einem Büro ins andere ist weggefallen. Wie wichtig das alles ist, haben wir erst gemerkt, als der persönliche Kontakt plötzlich nicht mehr da war. Entsprechend relevanter ist die digitale Kommunikation geworden.

Wie haben Sie die Kommunikation im zfh digitalisiert?

Dr. Daniela Menzel: Wir sind ziemlich schnell dazu übergegangen, Online-Meetings im Team oder mit den Fachbereichen abzuhalten. Dass wir diese Sitzungen protokollieren – wie wir es zuvor auch getan haben –, stellt die nötige Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und Ergebnisse sicher. Zugleich hat die Kommunikation via E-Mail drastisch zugenommen. Entstanden sind sehr große Verteiler und eine wahre E-Mail-Flut. Die Kommunikation zu steuern, ist sehr viel komplexer und komplizierter geworden.
Susanne Senft: Nicht nur, dass der Überblick bei großen Verteilern leicht verloren geht: Wer hat wann wozu Stellung bezogen? Wie ist der letzte Stand? Die Kommunikation via E-Mail hat auch zu Missverständnissen geführt. Man stellt Dinge in einer Mail verkürzt dar, man kann seinem Gegenüber nicht ins Gesicht blicken. Da kann es passieren, dass man ein getipptes Wort oder auch fachlich etwas falsch versteht. Wir haben gemerkt, dass unsere Kollegen unsicherer geworden sind. Und da war uns klar: Wir müssen anders an die Sache herangehen.

Was haben Sie verändert?

Dr. Daniela Menzel: Uns wurde bewusst, dass E-Mails nicht ausreichen, um Aufgaben optimal im Blick behalten und sie in größere Zusammenhänge oder Projekte einbinden zu können. Gefehlt haben uns auch Kontrollmöglichkeiten: Welche Aufgaben sind bereits erledigt? Wo ist noch was genau zu tun? Darum haben wir zunächst eine kostenfreie Lösung eingeführt, eine Art Kanban-Board, um interne Aufgaben besser zu steuern und nachzuverfolgen. Rückblickend war das vielleicht nicht die beste Entscheidung. 
Susanne Senft: Wir hätten uns am Anfang mehr Zeit nehmen sollen, um unseren individuellen Bedarf an eine Projektmanagement-Software zu evaluieren und eine Lösung auszuwählen, die wirklich zu uns passt. Denn wir sind nicht bei diesem ersten Tool geblieben, sondern haben uns dann doch für eine kostenpflichtige Lösung entschieden, die unsere spezifischen Anforderungen sehr viel besser erfüllt.

Wie haben Ihre Kollegen auf diese Entscheidung reagiert?

Susanne Senft: Viele hatten große Fragezeichen in den Augen. Wir mussten Überzeugungsarbeit leisten und unsere Beweggründe darlegen. Einige Kollegen hielten den Wechsel zum neuen System für einen Fehler. Hier war der transparente Umgang mit unserer Entscheidung sehr wichtig. 
Dr. Daniela Menzel: Überhaupt ist das Change-Management bei solchen Projekten entscheidend. Mitarbeiter begegnen einer neuen Lösung, die bewährte Abläufe auf den Kopf stellt, häufig mit Skepsis. Umso wichtiger ist es, ein neues Tool schrittweise einzuführen und die späteren Anwender von Beginn an einzubeziehen. Denn den Umgang mit einer neuen Software zu erlernen, kostet Zeit und stört den Arbeitsalltag. Zumal einige Kollegen befürchtet haben, den digitalen Prozessen nicht gewachsen zu sein. Um dem entgegenzuwirken, haben wir die Funktionsweise der Lösung und ihre Vorteile im Rahmen mehrerer Schulungen und anhand exemplarischer Praxisbeispiele im jeweiligen Fachbereich gezeigt. So haben wir Quick-Wins erzielt und die Mitarbeiter nach und nach für das Tool gewonnen. Übrigens müssen nicht nur die Nutzer eine Software akzeptieren, auch die Geschäftsführung muss davon überzeugt sein. Unsere Geschäftsführung, Marc Bludau und Dr. Margot Klinkner, hat uns jederzeit den Rücken gestärkt und uns unterstützt.

Was haben Sie aus diesen Erfahrungen gelernt?

Dr. Daniela Menzel: Es ist definitiv von Vorteil, nur ein Tool einzuführen – und zwar gleich das richtige. Zugleich sind wir uns der Tatsache bewusst, dass wir uns selbst zur Disziplin zwingen müssen, nachdem die erste Begeisterung für das Tool verflogen ist. Wir dürfen nicht wieder dazu übergehen, Projekte mithilfe großer E-Mail-Verteiler zu managen. Die im Tool hinterlegten Arbeitsschritte dürfen nicht zur theoretischen Checkliste für das Projektmanagement werden. Entscheidend ist, die digitalen Möglichkeiten, die uns das Tool bietet, in der alltäglichen Praxis effizient zu nutzen. Wir können Meilensteine definieren, Aufgaben verteilen und nachverfolgen, Timelines und etwaige Verzögerungen managen und vieles mehr. Das Entscheidende ist aber, dass sämtliche Prozesse dokumentiert sind – und zwar projektbezogen. Das erleichtert es enorm, den Überblick zu behalten.
Susanne Senft: Dabei unterscheiden sich die projektspezifischen Anforderungen und Aufgaben je nach Fachbereich zum Teil stark. Als Mitglied des Marketing-Teams nutze ich das Tool ganz anders als zum Beispiel die Kollegen in der Studierendenverwaltung. Zu wissen, wer welchen Bedarf hat, welche Probleme es wo gibt und wie sie mit der Software zu lösen sind, ist herausfordernd und unverzichtbar zugleich. Aber nur so wird die Nutzung des Tools für alle zur selbstverständlichen Arbeitsroutine.

Wie sorgen Sie dafür, dass die Anwender nicht wieder in alte Muster verfallen?

Susanne Senft: Im Mittelpunkt steht die verständliche und nachhaltige Vermittlung der Vorteile. Wie er oder sie vom Tool profitiert, muss dann jeder Einzelne für sich selbst und seinen Aufgabenbereich erkennen. Daneben greifen wir auf eine Erfolgsmetrik zurück. Wenn wir ein neues Projekt anlegen, pflegen wir auch das anvisierte Ziel mit ein. Sehen die Beteiligten dann, dass sich ihr Zutun auf den Gesamterfolg auswirkt, erleben sie, wie wichtig ihre Arbeit ist. Das gibt ihnen ein gutes Gefühl und fördert ihre Akzeptanz – und übrigens auch ihre Motivation – spürbar.

Sie haben erwähnt, dass Sie das Tool im Marketing einsetzen. Was hat sich dadurch verändert?

Susanne Senft: Dem zfh gehören 21 Hochschulen aus acht Bundesländern an, die insgesamt rund 100 verschiedene Studiengänge und Weiterbildungen anbieten. Da gibt es im Marketing immer viel zu tun. Wir werben für all unsere Hochschulen – sowohl Print als auch Online. Momentan sind wir dabei, unsere komplette Marketingplanung toolseitig abzubilden, um Projekte besser strukturieren und zeitlich planbarer machen zu können – inklusive Event-Management, Social-Media und Pressearbeit. 2022 wollen wir dann so richtig durchstarten. Erste Erfahrungen haben wir bereits mit digitalen Veranstaltungen gemacht. Vor der Corona-Pandemie waren wir auf vielen Weiterbildungsmessen als Aussteller vertreten und sind dort mit potenziellen Studierenden in Kontakt gekommen. Diesen direkten Austausch ins Digitale zu übertragen, ist – ehrlich gesagt – nicht ganz leicht. Unsere virtuellen Messestände waren gut besucht, den Chat haben die Besucher jedoch nicht in dem Umfang genutzt, wie wir erwartet hatten. Dieses Angebot hat die Mensch-zu-Mensch-Kommunikation auf der Messe nicht ersetzen können. Was wir definitiv unterschätzt haben, ist der zeitliche Aufwand, den ein Chat verursacht. Schließlich können wir ihn nicht rund um die Uhr anbieten. Wir hätten feste Chat-Zeiten festlegen und diese vorab kommunizieren sollen. Dieser Fehler wird uns nicht noch einmal passieren.

Gibt es neben der Chat-Problematik weitere Learnings?

Susanne Senft: Ganz wichtig ist es, dass Interessierte auf die Event-Seite und unsere Website Zugriff haben. Bei bestimmten Berufsgruppen kann man eine gute Internetverbindung nicht voraussetzen. Ein Beispiel sind Soldaten, die unter Umständen Probleme haben, an einer virtuellen Veranstaltung teilzunehmen – oder gezwungen sind, Vorträge auf ihrem Smartphone mit kleinem Display anzuschauen. Hier gilt es, die Hürde für Anmeldung und Teilnahme so gering wie möglich zu halten.

Können Sie ein vorläufiges Fazit ziehen?

Susanne Senft: Es ist absehbar, dass das Tool die Messeplanung stark vereinfachen wird. Dank der hinterlegten Hintergrundinformationen bildet es eine optimale Basis für Abstimmungen und Entscheidungen. Und zum ersten Mal einen Überblick darüber zu haben, welche Unmengen an vielfältigsten Aufgaben bei der Event-Vorbereitung anfallen und erledigt werden wollen – das ist enorm. Solch ein Projekt bis zur kleinsten Aufgabe abzubilden, verursacht zunächst sehr großen Aufwand. Ihn zu scheuen, wäre jedoch ein Fehler. Sind die Projektpläne einmal da, können wir sie im nächsten Jahr einfach adaptieren. Und das wiederum wird uns sehr viel Zeit sparen – und zwar nicht einmalig, sondern Jahr für Jahr, Event für Event. Die frei gewordene Zeit können wir dann verwenden, um mehr Manpower für die Messevorbereitung und -durchführung zu haben. 

Und ja, wir haben den Anspruch, unser Projektmanagement-Tool bestmöglich zu nutzen. Jedoch sind nicht alle Probleme durch die Software gelöst. Man muss offen und flexibel sein, um neue Wege auszuprobieren. Und das heißt im Zweifel: sich vom Tool und der vorgegebenen Struktur lösen und ein spontanes Meeting ansetzen, um Dinge zu besprechen. Auf Teufel komm raus an toolbasierten Prozessen festzuhalten, wäre ebenfalls ein Fehler. Im Marketing dreht es sich schließlich um Menschen. Was liegt da näher, als sich mit Menschen abzustimmen?

Frau Dr. Menzel, Frau Senft, wir danken Ihnen herzlich für das Gespräch und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit Ihrer Software.

Als Diplom-Ingenieurin und Diplom-Exportwirtin ist Susanne Senft seit 2008 beim zfh beschäftigt, wo sie sich um Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kümmert. Zuvor hat sie viele Jahre für verschiedene Industrieunternehmen in den Bereichen Maschinenbau, Schweißtechnik und Konsumgüter gearbeitet.

Dr. Daniela Menzel ist Referentin der Geschäftsführung des zfh – Zentrum für Fernstudien im Hochschulverbund. Als wissenschaftliche Mitarbeiterin im Qualitätsmanagement verantwortet sie die Bereiche Projekte und Evaluation.

Möglichkeit zur Vernetzung:
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Dr. Daniela Menzel auf Xing

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Annette Förster
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